Darbo krūvis nenumaldomai auga: pasirodo, yra būdų su tuo dorotis

Didėjant darbo krūviui, daugelis žmonių ima ilgiau dirbti, tačiau iš tiesų daugiau nuveikti per trumpesnį laiką galėtų padėti „nukreipto dėmesio“ susigrąžinimas, rašo BBC.

Dešimt metų menininkei ir rašytojai iš Portlando, Oregono, Lisos Congdon dienos priminė „sardines skardinėje“. Vienu metu jai tekdavo įgyvendinti nuo penkių iki dvidešimties projektų. Moteris mėgino per dieną nudirbti kiek galima daugiau darbų.

Galiausiai po dešimties metų ji ėmė jausti streso sukeltų fizinių simptomų. Moteris kentė chronišką nugaros, kaklo skausmą ir galvos skausmą.

„Pabusdavau nerimaudama. Pilvo apačioje justavau įtampą. Taip pat turėjau problemų dėl miego“, – pasakojo ji.

Daugelis mūsų yra pajutę, kad paroje tiesiog trūksta valandų viskam spėti. Užduotys, kurioms reikėtų kelių minučių, gali išsiplėsti į valandas, o darbų krūva vis nemažėja ir nemažėja. Daugelis žmonių dėl to ima dirbti iki vėlaus vakaro ar savaitgaliais, tad jaučiasi išsekę, vargina stresas, dalis tiesiog „perdega“. O jeigu paaiškėtų, jog norint nuveikti daugiau darbų, reikia... mažiau dirbti?

Laiko valdymo mitas

Anksčiau L. Congdon dirbdavo nuo aštuonių ryto iki septynių vakaro be pertraukos. O tai yra spąstai, į kuriuos labai lengva patekti.

Mums kalama į galvą, kad darbas be pertraukos aštuonias ar daugiau valandų didina mūsų našumą ir daro įspūdį mūsų kolegoms ir vadovams. Tačiau realybėje net ir tradicinė darbo diena nuo devynių iki penkių nedidina darbo našumo.

Vienas tyrimas parodė, kad vidutiniam statistiniam darbuotojui per dieną sutrukdoma 87 kartus. Dėl to sunku susikaupti ir išlikti darbingiems visą dieną.

Suprasdama, kad kažkas turi keistis, L. Congdon ėmė keisti savo požiūrį į darbą ir darbo dieną suskirstė į atskirus segmentus, o tai leido padidinti darbo našumą dirbant mažiau.

Moteris nusprendė dieną padalinti į 45 minučių segmentus ir dalį laiko skyrė darbui, dalį – poilsiui. Taip pailsėdama darbo dienos metu ji ėmė jausti mažiau streso, o darbo rezultatai pagerėjo.
Ir iš tiesų mokslininkai yra nustatę, kad mūsų darbo našumas yra susijęs ne su tuo, kiek laiko skiriame darbui, bet su tuo, kiek laiko skiriame poilsiui.

2014 metais bendrovė „The Draugiem Group“ tyrimo metu panaudojo laiko ir darbo našumo fiksavimo išmaniąją programėlę, padėjusią nustatyti, kurie kompanijos darbuotojai dirba našiausiai.

Rezultatai tikrai nustebino: 10 proc. našiausių darbuotojų nedirbo ilgiau už kitus ir jie dažnai net nedirbo aštuonių valandų per dieną. Iš tiesų jų darbo našumo paslaptis buvo ta, kad kas kiekvienas 52 minutes darbo jie 17 minučių ilsėjosi.

Nors dabartinis mūsų gyvenimas verčia dirbti vos ne 24 valandas per parą septynias dienas per savaitę, knygos „Rest: Why You Get More Done When You Work Less“ autorius Alexas Soojung-Kim Pangas mano, kad tai nepadeda dirbti našiau ar sugalvoti kūrybiškų problemų sprendimo būdų.

Jo teigimu, moksliniai tyrimai rodo, kad svarbiausia yra poilsis, sako jis.

„Apskritai iš pradžių ilgesnės darbo valandos didina našumą, tačiau laikui bėgant tas prieaugis mažėja. Didėja klaidų rizika, ir taip ilgo darbo nauda dingsta“, – paaiškino A. Soojung-Kim Pangas.

Dar 1951 metais Čikagos technologijų instituto mokslininkų Raymondo Van Zelsto ir Willardo Kerro atliktas tyrimas parodė, kad 25 valandas per savaitę dirbę mokslininkai nebuvo našesni už tuos, kurie dirbo tik penkias.

Iš tiesų nuo vienos iki trijų koncentruoto darbo valandų gali būti tokios pat efektyvios, kaip ir tradicinė darbo diena. Knygos „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World“ autorius Calas Newportas mano, kad užimtumas yra prilyginamas darbo našumui.

„Kadangi nėra aiškių rodiklių, ką reiškia būtų našiu ir naudingu savo darbe, daugelis darbuotojų yra vertinami pagal standartinį pramoninio našumo rodiklį: reikia padaryti daug dalykų ir gauti matomą rezultatą“, – sakė C. Newportas.

Darbas dėl vaizdo taip pat yra tuščias, teigia mokslininkai.

Bostono universiteto Verslo mokyklos mokslininkų atliktas tyrimas parodė, kad vadovai negalėjo atskirti, kurie darbuotojai dirbo 80 valandų per savaitę, o kurie tik apsimetė dirbantys.

„Gilusis darbas“

C. Newportas rekomenduoja išlavinti „giliojo darbo“ įprotį: gebėjimą dirbti netrikdomam. Egzistuoja nemažai technikų, kaip tai padaryti, bet esminis principas yra nusistatyti tam tikrą laiką, kurio metu bus koncentruojamasi tik į darbą, ir laikytis tokio grafiko.

C. Newportas taip pat rekomenduoja „giliojo planavimo“ būdą, kuris turėtų liautis blaškiusis. Esą tai turėtų padėti padaryti daugiau per trumpesnį laiką. „Maždaug mėnesį susiplanuoju konkrečius laikus, kai „dirbsiu susikaupęs“.

Kai šis laikas atsiranda kalendoriuje, jį saugau, kaip saugočiau laiką vizitui pas gydytoją ar svarbiam susitikimui“, – sakė jis.

Kitas būdas padaryti daugiau per trumpesnį laiką – nustatyti dienos prioritetus, ypač tai, kaip sudarome būtinų darbų sąrašus.

Knygos „Messy: The Power of Disorder to Transform Our Lives“ autorius Timas Harfordas cituoja 9-ojo dešimtmečio pradžioje atliktą tyrimą, kurio metu studentai buvo suskirstyti į dvi grupes.

Vienai buvo patarta nustatyti mėnesio tikslus ir suplanuoti mokomąją veiklą, o kitiems nurodyta detaliau suplanuoti darbus ir juos paskirstyti kiekvienai dienai.

Nors mokslininkai manė, kad gerai suplanuoti kasdieniai planai duos geresnių rezultatų, tačiau iš tiesų jie studentus demotyvavo.

T. Hartfordas mano, kad įvairūs neišvengiami blaškantys dalykai panaikina kasdienių darbų sąrašų efektyvumą. O palikdami daugiau erdvės koregavimui, pasieksime geresnių rezultatų.

Galiausiai tam, kad geriausiai išnaudotume savo geros koncentracijos ir didesnės energijos laiką, turime ir skirti laiko patinginiauti, sako C. Newportas.

„Tinginiavimas nėra blogybė. Jis yra nepakeičiamas smegenims – kaip vitaminas D mūsų organizmui. Paradoksalu, bet reikia patinginiauti, kad daugiau padarytumei“, – mano jis.

Harvardo medicinos mokyklos psichiatrijos profesorius Srini Pillay mano, kad šis ryšys tarp tinginiavimo ir darbo yra susijęs su mūsų smegenų veiklos principu.

Kai smegenys koncentruojasi į užduotį, o vėliau nesikoncentruoja, jos dirba efektyviau.

„Žmonės nesupranta, kad tam, kad būtų atliekamas darbas, jiems reikia naudotis koncentravimosi ir nesikoncentravimo fazėmis savo smegenyse, sakė S. Pillay, parašęs knygą „Tinker, Dabble, Doodle Try: Unlock the Power of the Unfocused Mind“.

Tokio požiūrio laikosi ir kai kurie nemažai gyvenime pasiekę žmonės.

„Serena Williams, pavyzdžiui, dažnai sako, kad tenise labai svarbu ir koncentruotis, ir atsipalaiduoti“, – sako S. Pillay.

Warrenas Buffettas taip pat savo darbotvarkėje turi dienų, kai nieko nėra suplanavęs, nes mano, kad pasėdėti ir pamąstyti yra svarbiau, nei užpildyti kiekvieną savo dienos minutę. Jo pavyzdžiu seka ir Billas Gatesas.

Pasinaudoti energijos sumažėjimo laikotarpiais

Harvardo universiteto psichologų Matthew Killingswortho ir Danielio Gilberto atliktas tyrimas parodė: mes 46,9 proc. laiko praleidžiame negalvodami apie tai, kas vyksta mums prieš akis.

Todėl norint dirbti našiai, reikia išnaudoti šiuos mažesnio energingumo laikotarpius, kurie paprastai būna maždaug per pietus.

Anksčiau laisvai samdomų darbuotojų tinklo „Working Not Working“ vienas iš įkūrėjų Justinas Gignacas palikdavo mažai laiko tinginiavimui.

Tačiau dabar jis mano, kad svarbu skirti laiko atokvėpiui ir leisti smegenims pailsėti. Jis yra vienas iš daugelio sėkmingų žmonių, kurie išsklaido mitą, jog dirbti ilgiau reiškia dirbti geriau.

Neseniai jis ėmė kiekvieną vakarą po darbo gulinėti prie namų ištemptame naujame hamake. „Užsidegu porą žvakių, tiesiog guliu ir nieko nedarau. Tai nuostabu“, – sakė jis.