Taip jie įvertina, kaip geriau pateikti informaciją, kur daryti pauzes, ką pabrėžti, o ką iš viso praleisti, kokie gali būti nenumatyti trukdžiai, iš anksto įvertina, kur sėdės asmenys, kuriems jų pranešimas yra aktualiausias, kada geriausia pateikti vaizdinę medžiagą, ar pranešėjas ir ekranas bus gerai matomi visiems klausytojams ir pan.
Jei tiksliai žinosite, ką, kada ir kaip sakyti, jei žinosite atsakymus į galimus klausimus, jei prisiminsite, ką po ko sakyti, net pametęs susirinkimo planą, jausitės labiau užtikrintas.
Jei žinote, kas dalyvaus susitikime, iš anksto galite pasirinkti asmenį, kuris bus jūsų palaikymo komanda. Kad žvilgsnis nelakstytų po visą auditoriją arba nebūtų nudelbtas į grindis, galite bent pradžioje, kol įsidrąsinsite, pranešimą skaityti tam konkrečiam asmeniui, kartais pažvelgdami į kitus dalyvius.
Nebijokite klausimų. Susitikimas su kolegomis ar įmonės partneriais – tai pirmiausia bendravimas. Taigi pranešimas be klausimų, be diskusijos yra nykus. Tai, kad jums pateiks klausimą, visiškai nereiškia, kad pasakėte ką nors neteisinga ar neprotinga. Pirmiausia tai reikš, kad jūsų klausėsi ir kad kitus domina tai, ką sakote.
Kai kurie pranešėjai sąmoningai organizuoja pranešimą taip, kad ne tik galėtų atsakyti į kylančius klausimus, bet ir pasidalytų pastabomis. Tai nereiškia, jog turite pateikti klaidingą ar dviprasmišką informaciją, kad vėliau galėtumėte atsakyti į klausimus.
Galite informaciją pateikti taip, kad gautumėte iš klausytojų grįžtamąjį ryšį: jie turi turėti galimybę pasakyti, kaip jie vertina vieną ar kitą dalyką, kokių papildomų klausimų ar pastabų kilo klausantis pranešimo, ar jie turi kokių pasiūlymų.
Taip pranešimas taps dinamiškesnis, be to, palaikysite ryšį su klausytojais (tai vienas svarbiausių reikalavimų, keliamų pranešėjui), įvertinsite, kaip jie suprato pristatytą informaciją, ką jie apie ją mano, kas juos neramina ir pan.
Uždaras klausimas (pavyzdžiui, „Ar supratote?“) gali šiek tiek gąsdinti aplinkinius („Man neaišku, tačiau kolegos nieko nesako, vadinasi, nesupratau aš vienas. O, varge! Jei pasakysiu, kad nesupratau, apsijuoksiu...“), ypač jei jis pateikiamas oficialaus susirinkimo metu. Todėl pasitikslinti galite ir kitaip, pavyzdžiui: „Ką galiu dar patikslinti?“, „Kaip manote, ką dar galime aptarti ar pakartoti?“ Tai, kad pateikiate klausimus ir atsakote į kitų pateiktus, rodo, jog jums rūpi, kiek supranta ir ką galvoja klausytojai, kad jie jums rūpi labiau nei ataskaitos pateikimas.
Kūno kalba
Kūno kalba – tai visa informacija, kurią perduodate ne žodžiu. Paprastai, kai kalbame apie kūno kalbą, minime balso intonaciją, gestus, veido išraišką ir akių kontaktą.
Palaikykite su klausytojais akių kontaktą. Jums nereikia pažiūrėti į kiekvieną, jei susirinkusiųjų daug. Tiesiog pasirinkite kelis asmenis iš skirtingų kabineto ar auditorijos vietų ir kartais pažvelkite į vieną ar kitą. Taip nejučiomis sutiksite ir kitų dalyvių žvilgsnius.
Jei galite, nestovėkite kaip įbestas (ar nesėdėkite). Gyva kalba, lydima ir gestų, ir balso intonacijos pokyčių, geriau įsimenama ir kartu padeda klausytojui išlaikyti dėmesį. Ir venkite sukryžiuoti ant krūtinės rankas. Beje, dirbtiniai gestai, kuriais sąmoningai siekiate sustiprinti įspūdį, bet jie jums nėra įprasti, taip pat atrodo juokingai.
Informacijos poveikį sustiprinti arba susilpninti gali ir jūsų balsas. Jei siekiate, kad ypatingas dėmesys būtų atkreiptas į tam tikras pranešimo detales, jau repetuodami kalbą apgalvokite, kur galite keisti kalbėjimo garsą, balso tembrą ir kur daryti pauzes, kad pabrėžtumėte svarbią informaciją, kaip reaguosite, kai pajusite, kad pavargstate ir balsas tampa mieguistas. Kartais greitakalbiai klausia, ką jiems daryti, jei jie nejaučia, kada natūraliai pradeda skubėti? Kalbėjimo tempą galima kontroliuoti klausantis, ką ir kaip sakai. Jeigu greitakalbiui atrodys, kad jis kalba per lėtai, vadinasi, tai tinkamas kalbėjimo greitis.
Kartais net, atrodytų, smulkmenos gali blaškyti klausytojus. Tokių dalykų kalbėtojai dažnai neįvertina: trukdyti gali kalbos šiukšlės (krenkštimas, nuolat kartojami nereikalingi žodeliai ir pan.) ir nesąmoningi judesiai (alkūnės kasymas, pūkelių rankiojimas nuo drabužių, tušinuko sukinėjimas ir pan.).
Tai rodo jūsų jaudulį, be to, aplinkiniai pradeda kreipti dėmesį ne į tai, ką sakote, o į tai, ką darote ir kiek kartų per minutę ištariate frazę „kaip sakoma“. Patiems gali būti sudėtinga atkreipti dėmesį į tokius veiksmus, nes juos atliekame nesąmoningai. Tačiau savo konstruktyviomis pastabomis gali pagelbėti kolega arba šeimos narys. Galime išsiugdyti įprotį bendrauti be kalbą teršiančių žodžių ir nereikalingų gestų, tik tam reikia laiko.
Kai susirinkusieji jūsų nebegirdi...
Kai matysite, kad sunku išlaikyti klausytojų dėmesį, jie pradeda dairytis į šalis, padarykite trumpą pertrauką. Tuo metu galite pateikti klausimą ir taip pritraukti dėmesį arba pajuokauti. Aišku, juokelis turėtų būti subtilus ir pasakytas laiku (pavyzdžiui, metiniam susirinkimui puikiai tiks „Jei galime suskaičiuoti įmonės pinigus, vadinasi, dar nesame sukaupę milijono“ (Paulas Getty, pramonininkas), „Finansai – tai pinigų perdavimas iš rankų į rankas tol, kol jie dingsta“ (Robertas W. Sarnoff, žurnalistas, radijo ir televizijos laidų vedėjas)).
Beje, puikiai bendravimą su aplinkiniais įvaldę žmonės visada juokauja tikslingai – norėdami prablaškyti susirinkusiuosius, sumažinti įtampą bendraujant nepažįstamoje kompanijoje ar subtiliai parodyti, koks aplinkinių elgesys jiems patinka ir nepatinka.
Dar vienas būdas pažadinti auditoriją – kreiptis į ką nors vardu. Tai gali būti tiesiog pasiteiravimas, kaip kas supranta investavimo tendencijas, arba pasitikslinimas, ar viską pateikiate suprantamai. Iš anksto galite apgalvoti pavyzdžius iš praktikos, kuriuos pateiksite pertraukėlių tarp konkrečios sausos informacijos metu, pavyzdžiui, galite prisiminti, kaip su panašia problema įmonė susidorojo anksčiau arba kaip pasielgė kitos organizacijos.
Jei teiraujatės susirinkusiųjų nuomonės, vienu metu nekalbinkite daugiau nei vieno asmens. Beje, jei kilus diskusijai yra daug kalbančiųjų vienu metu, o jūs norite, kad būtų išgirstas jūsų klausimas, neužtenka jį pateikti kuo garsiau. Paprastai padeda jau minėtas dalykas – paklauskite kuo aiškiau ir lėčiau. Klausos ypatybė ta, kad kai yra daug dirgiklių (šiuo atveju – daug kalbančiųjų), iš jų išskiriame tuos, kurie mums yra suprantami. Kaip minėta straipsnio pradžioje, subtilus taktiškumas geriau nei iškalbingumas.
Naujajame žurnalo "Biuro administravimas" numeryje skaitykite:
Apibūdinti dabartines Gitanos Dailidaitės pareigas neradome tinkamo žodžio. Dujotiekį tiesiančioje bendrovėje dirbančiai Gitanai tenka atlikti įvairiausias užduotis – ji ir vyr. buhalterė, ir projektų vadovė, ir sąmatų rengėja, tenka jai ir sutartis sudaryti, ir baigtą objektą priduoti, ir personalo atrankos klausimus spręsti. Išsamiau apie tai skaitykite straipsnyje JEI ŽINAI KO SIEKI – TIKRAI PASIEKSI.
Susirinkimai, informacijos pristatymai biuro darbuotojams yra įprasti. Tačiau kiekvieną kartą dažnas jų pradeda nerimauti ir abejoti, ar pavyks ir šį kartą. Apie tai, kas yra svarbu rengiantis pranešimui, skaitykite straipsnyje PASIRUOŠIMAS SVARBIAM PRANEŠIMUI.
Daugelis juridinių asmenų dėl įvairių priežasčių nutraukia veiklą, bankrutuoja ar yra likviduojami. Juridinio asmens veiklos pabaiga glaudžiai susijusi su veiklos rezultatu – dokumentais. Net ir likvidavus juridinį asmenį, dokumentai išlieka svarbūs teisiniams ar socialiniams poreikiams tenkinti. Išsamiau apie tai skaitykite straipsnyje LIKVIDUOTŲ JURIDINIŲ ASMENŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMAS TOLIAU SAUGOTI.
Lietuvos Respublikos darbo kodekso 123 straipsnis nurodo, kad jeigu darbuotojas pasirodė darbe neblaivus ar apsvaigęs nuo narkotinių ir toksinių medžiagų, darbdavys tą dieną (pamainą) neleidžia jam dirbti ir nemoka jam darbo užmokesčio. Išsamiau apie tai – straipsnyje NEBLAIVAUS DARBUOTOJO NUŠALINIMAS NUO DARBO.
Įsitempusį žmogų lengva pastebėti kiekvienoje gyvenimiškoje situacijoje. Įtampą atskleidžia kūno poza, balsas, veidas, elgesys. Apie tai – straipsnyje IŠMOKIME VALDYTI ĮTAMPĄ IR DARBE, IR NAMUOSE.