Pataria prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas.
Vienas pradinukų mokytojas papasakojo savo mėgstamą pokštą: „Kai tenka pavaduoti kurį nors kolegą, įeinu į klasę ir sakau: „Vaikai, ieškokit!” Ir ieško! Po stalais, už spintų... Dažniausiai nepaklausia, ko reikia ieškoti”.
Panašiai ir su prezentacijomis. Paskutinę minutę atsisėdi prie kompiuterio, užsirašai pavadinimą ir iškart lipdai punktą po punkto. Tačiau praleidus porą strateginių žingsnių, po tokios prezentacijos klausytojai krapštosi galvas: o ką tuo norėjo pasakyti? Ir sau, ir publikai būna aiškiau, kai prezentacija konstruojama pagal aiškią logiką. Pvz., pagal šešių žingsnių planą.
1 žingsnis. Tikslas
Galbūt šia prezentacija sieksime, kad po jos žmonės norėtų nuomotis, o ne pirkti biuro techniką. Arba patikėtų, jog esame specialistai ir galime konsultuoti. Arba susipažintų, kaip naudotis nauju instrumentu ir t. t.
Klausimai ruošiantis. Ko šia prezentacija noriu pasiekti? Koks rezultatas po jos būtų idealus? Kokį emocinį tikslą norėčiau pasiekti (pasitikėjimas, neutralus santykis vietoj pradinės skeptiškos nuostatos, smalsumas sužinoti daugiau)?
2 žingsnis. Auditorijos analizė
Neseniai vienoje prezentacijoje kaip pavyzdys buvo paminėta konkreti nepelninga įmonė. Taip sutapo, kad tarp klausytojų buvo ir kaip tik tos įmonės vadybininkas. Žinoma, jis suskubo prieštarauti... Rizikingas scenarijus sukelia abejonių dėl prezentacijos patikimumo.
Klausimai ruošiantis. Kas manęs klausysis? Kokie auditorijos poreikiai? Kiek jie informuoti? Kokie jų vertinimo kriterijai? Kokia didžiausia jų problema ir kaip mano pasiūlymas padės ją spręsti?
3 žingsnis. Pagrindinis teiginys
Pamėginkite sau atsakyti: kuo aš stipresnis už konkurentus? Kad ir darbe ar vairuojant. Bus lengviau išvardinti daug privalumų, negu atrinkti vieną pagrindinį! Panašiai ir su prezentacijomis: mes dažniausiai norime pasakyti daug dalykų, ir visi labai svarbūs. Atrinkti vienintelį ir suformuluoti glaustai (iki 7 žodžių) – sunkiau. Tačiau publika per prezentaciją lengviau įsimena 1–3 teiginius, bet ne 10.
Klausimai ruošiantis. Kokių privalumų mano pasiūlymas teikia auditorijai? Kokių bėdų jie išvengs, jei pasinaudos mano pasiūlymu? Kuo pagrįsiu savo pagrindinį teiginį? Kada pateikti stipriausią argumentą: pradžioje ar pabaigoje? Ar jie labiau vertina originalumą, ar konservatyvų atsargumą?
4 žingsnis. Struktūra
Dažniausiai pasitaiko, kad pranešėjas sprendimo pasiūlymą pateikia prezentacijos pradžioje. Jokios intrigos, o skeptiškai nusiteikusiai auditorijos daliai lieka laiko pasirankioti kontraargumentų.
Alternatyva: pradėti nuo esamos problemos ir tos pagerėjusios padėties, kurią suteiks mūsų siūlomas sprendimas. Siūlomą sprendimą paskelbti – tik prezentacijai artėjant prie pabaigos.
Klausimai ruošiantis. Kiek potemių būtina aprėpti? Pagal kokią logiką grupuosiu punktus ir papunkčius? Kuo sudominsiu įžangoje? Kuo baigsiu prezentaciją? Kaip elgsiuosi su auditorijos klausimais – atsakinėsiu iškart ar pabaigoje?
5 žingsnis. Detalizavimas
Turint struktūros karkasą – pats laikas sukauptus duomenis sudėlioti pagal potemes. Gal tikslinga atskleisti ne viską – paliekant klausimų-atsakymų daliai. Kur įterpti vieną kitą „saldainiuką“ sudominimui? Pvz., „didysis komunikatorius“ Ronaldas Reaganas kas 2 min. įterpdavo po pavyzdį, anekdotą ar pasakojimą.
Klausimai ruošiantis. Kokių faktų, statistikos ar pavyzdžių pasiieškoti teiginiams pagrįsti? Kurie jų mažiau įtikinantys – praverstų stipresni? Per kiek laiko išdėstysiu įžangą, atskiras potemes ir pabaigą?
6 žingsnis. Dramaturgija
Paprasčiausias prezentacijos pateikimo būdas – dažniausiai naudojamas projektorius, ekranas ir skaidrės. Efektingiau yra pasirūpinti nustebinančiais daiktais ar modeliais. Arba suplanuoti, kaip įtrauksime publiką, kada paprašysime, kad klausytojai pakeltų rankas ar kitaip pajudėtų. Žinoma, tam reikia drąsos ir patirties. Arba kitokių resursų.
Klausimai ruošiantis. Kokios iliustracijos tiktų? Kas padėtų mano teiginius įtvirtinti atmintyje: anekdotas, humoristinė užduotis, citata, klausimai publikai ar kt.?
Kai kas primygtinai siūlytų ir 7-ą žingsnį – prieš prezentaciją daug kartų repetuoti. Žinau vieną žmogų, kurisi iš uolumo tol repetavo, kol perdegė. Jam pasidarė nebeįdomu kartoti mintinai išmoktą tekstą.
Siūlyčiau kitaip: pakanka mažų repeticijų, prieš draugus ar kolegas, pasitikrinant tik tas prezentacijos vietas, kuriomis abejojate. Arba kurios yra itin svarbios.
