Buhalteriams, tikriausiai, tai gresia mažiausiai. Tik spėk dairytis į kalendorių: 10 diena – pelno mokestis – deklaracija, mokėjimas; 15 diena – gyventojų pajamų mokestis – deklaracija, mokėjimas; 25 diena – pridėtinės vertės mokestis, kelių mokestis; paskutinė ketvirčio diena …; paskutinio ketvirčio mėnesio 15 diena …, paskutinio pusmečio mėnesio 30 diena…ir t.t…. Laikas ne tik spaudžia, jis stumia, spiria, reikalauja…Pažįstama situacija? Ir – kaip dažniausiai pasitaiko – kada vežate (dabar jau gal teikiate internetu) deklaracijas?
Paprastai mokesčių inspekcijos koridoriuose eilės susidaro arba interneto puslapis „užsikemša“ būtent paskutinę dieną.
O jei dar kokių pakeitimų buvo numatyta arba nauja deklaracijos forma… Laiko paprastai pritrūksta tiek, kiek ir ruošiantis egzaminui studentavimo laikais – bent vienos dienos.
Ne vienam laiko norėtųsi turėti daugiau. Deja, valandų skaičius paroje yra pastovus dydis – ar dirbsime nuo 9 iki 18 val., ar nuo 8 iki 17 val.. Prisimenate, prieš keletą metų buvo bandymų įrodyti, kad jei darbo dieną pradėsime valanda anksčiau, žmonės turės daugiau laiko… Ne gana to, kad laikas yra „nepadidinamas“, jis dar ir padalintas visiems po lygiai – ir buhalterio, ir direktoriaus, ir pardavėjo para trunka tiek pat. Taigi, pranašesniu tampa ne tas, kuris daugiau jo turi, o tas, kuri moka geriau šiuo resursu naudotis.
Kai jaučiame, kad darbų turime daugiau nei laiko, pirmiausiai automatiškai pasiduodame minčiai: „Jei geriau planuosiu kiekvieną dienos segmentą, tai padės man dirbti efektyviau – aš galėsiu suspėti daugiau.“ Taip atsirado laiko vadyba. Noras suspėti daugiau skatina skubėti ir taupyti brangų laiką. O kokios asociacijos kyla ištarus žodžius „skubėjimas“ ir „taupymas“?
Įtampa, nerimas, trūkumas, neužbaigti darbai, kaltės jausmas, savigrauža? O gal – džiaugsmas, pasitenkinimas, savo svarbos pajutimas, entuziazmas ir kūrybiškumas? Jei jums labiau tiko pastarasis sąrašas, tai skubėjimas – kaip tik Jums. Tačiau jei pirmasis, vadinasi, patekote į užburtą ratą, nes juk negali būti geriausias Jūsų laiko panaudojimo būdas – „apdovanoti“ save neigiama savijauta.
Laiko vadyba taip pat pataria nusistatyti aiškius prioritetus (kas skubu, ir kas svarbu), ir pagal juos suskirstyti savo būtinus darbus į A, B, C ir D grupes – tai turėtų padėti „nepasiklysti“ tarp skubių, nors ir nelabai svarbių darbų. Vis tik dauguma žmonių sako: „visi mano darbai svarbūs“, ir 60-70% savo darbų priskiria A ir B grupėms.
Taigi, jie prieina išvados, kad jiems tikrai trūksta laiko, ir ima planuoti dar kruopščiau, dirbti dar uoliau, tačiau tai nepagerina jų savijautos. Jei Jūs taip pat manote, kad daugiau nei pusė Jūsų atliekamų darbų yra svarbesni už likusią jų dalį, įsirašykite į savo dienotvarkę dar vieną punktą, ir, beje, „pirmuoju numeriu“. Jis turėtų skambėti maždaug taip: „įvertinti savo būtinus darbus; mąstyti tol, kol galėsiu išskirti iš jų penktadalį, svarbesnį už kitus“.
Žinoma, kyla natūralus klausimas „Kodėl tik vienas penktadalis darbų nusipelno būti pavadintas svarbiais?“. Galite pagalvoti ir apie tai, bet dar niekam nepavyko rasti atsakymo į šį „kodėl“. 20/80 – arba disbalanso – principas (dar vadinamas Pareto dėsniu), yra tiesiog empirinis dėsnis, kurio niekas negali paaiškinti.
Jo esmė – dažniausiai vieni dalykai yra daug svarbesni už kitus, ir jų yra gerokai mažesnė dalis. Tik 20% mūsų pastangų duoda net 80% mūsų pasiekto rezultato, 20% gaminių neša 80% pelno, 20% sąnaudų tenka 80% produkcijos. Pavyzdžių rasti galime be galo daug, įvairiose gyvenimo srityse: iš visų turimų drabužių tik penktadalį nešiojame 80% laiko, didžiąją dalį visų konfliktų įmonėje (name, laiptinėje, klasėje…) sukelia 1/5 darbuotojų (gyventojų, mokinių…) ir pan.. Nesvarbu tikslus procentas, daugeliu atvejų neįmanoma to ir išmatuoti – 30/70, 20/80 ar 10/90. 20/80 galioja ir laiko valdymo atžvilgiu: 80% laimėjimų pasiekiame per 20% turimo laiko.
Jei jums yra lengviau laikytis aiškių, nedviprasmiškų taisyklių ir remtis tik loginėmis išvadomis, jei kompiuteriu, kuris mąsto 50/50, pasitikite labiau nei intuicija (o ši kartais laikosi 1/99), disbalanso principas gali atrodyti labai įtartinas ir įnešantis daugiau sumaišties nei naudos. Šiaip ar taip, balansas yra balansas – čia viskas aišku: niekas niekur nedingsta, jei tik tvarkingai registruosi tarsi dvejybiniu įrašu… Taigi, turime laiko pakankamai ar turime jo per mažai – tai lemia ne tiek laiko vadyba, kiek požiūris į laiką.
Jei paprastai per 20% laiko padarome 80% rezultato, vadinasi, dirbant su kokiu nors projektu, tik penktadalis jam skirto laiko bus išnaudotas produktyviai. Todėl mums neverta ieškoti papildomo laiko, verčiau atskirti, kuris ir koks tas „gerasis“ penktadalis. Atsakykite sau į klausimą: kada, kur ir kokiomis aplinkybėmis man sekasi dirbti ypač gerai ir produktyviai? Išvadas pritaikykite, kad galėtumėte turėti daugiau tokio laiko, kurio metu dirbate produktyviau.
Pastebėta, kad dažniausiai tai būna paskutinė projektui skirto laiko dalis, likusi iki numatyto termino pabaigos: egzaminui intensyviausiai ruošiamasi paskutinę dieną (jei skirta savaitė), ataskaita ruošiama paskutinę savaitę ( jei skirtas mėnuo) ir pan.. Kaip tik todėl egzaminui pritrūksta vienos dienos… Paradoksas – daugelio projektų produktyvumas galėtų būti didesnis, jei sutrumpintume jiems skirtą laiką! Ar iki 15, ar iki 25 dienos privalu pateikti deklaracijas, vis tiek jos bus pristatomos dažniausiai paskutinėmis dienomis…
Jei imsite vadovautis principu 20/80, pajusite, kad taisyklė „kuo daugiau, tuo geriau“ jums nebegalioja – imsite veikti mažiau, bet tik tai, kas iš tiesų reikalinga. Jei jau ko nors imatės, turite žinoti ir suprasti, kad tai – svarbu. Dar geriau, jei norėsite tai daryti (tiesiog negalėsite nedaryti), o ėmęsi veiklos, mėgausitės ja: tik taip dirbdami galėsite panaudoti visas savo kūrybines galias. Kaip tik todėl patenkinti savo profesija darbuotojai pasiekia geresnių rezultatų.
Kartais aplinkybės verčia daryti darbus, kurių prasmės nematote. Tai viena iš delsimo ir atidėliojimo priežasčių. Tačiau vis tik tokiu atveju svarbiau yra ne greičiau pradėti ir užbaigti, o atrasti, „už ko užsikabinti“, kad jie nebebūtų priverstiniai, primesti. Sakykime, nematote jokio tikslo pateikinėti X ataskaitą. („Nesąmonė, popierizmas, kam to reikia…). Jei įrodysite pats sau, kad tai vis tik naudinga, (tarkim, bent jau dėl to, jog įmonei nieks nepareikš kaltinimų dėl taisyklių nesilaikymo, o jums svarbu, kad įmonė veiktų sklandžiai), ataskaitą paruošite greičiau, lengviau ir nesierzindami. Pastebėta, kad efektyviau dirba tie, kurie dirba sau arba elgiasi taip, lyg dirbtų sau, net jei jų darbo vieta yra didelėje įmonėje.
Jei tik 20% pastangų nulemia 80% rezultato, vadinasi, sunkus darbas – ne pats geriausias būdas pasiekti tai, ko noriu. Dažnai mums būna sunku susitaikyti su tuo, kad sunkiai dirbdami nebūtinai gauname didelį atlygį: geri rezultatai gaunami įžvalgumo dėka ir darant tai, ko patys norime. Juk nepulsime dėkoti (juo labiau – neatiduosime dalies savo atlyginimo) kolegai už tai, kad visą dieną ranka rašė sąskaitas-faktūras, nors veikiantis kompiuteris stovėjo šalia…
Tačiau, kaip bebūtų keista, sunkus darbas ar bent tas geras atsipalaidavimo jausmas, apimantis jį atlikus, mums patinka („Na ir nuvargau – dabar tai jau nusipelniau poilsio/galiu sau leisti suvalgyti pyragaitį…“ ir pan.). Kultūrinių bei religinių tradicijų sąlygota darbo etika, teigianti „kuo daugiau dirbsi, tuo dosniau tau bus atlyginta“, pernelyg giliai įsišaknijusi kiekviename iš mūsų, ir jai pakeisti reikia sąmoningų pastangų. „Pagirk mane – juk aš tiek daug padariau“ pasakyti lengviau nei „įvertink – juk padariau išties gerai“.
Jei Jums atrodo, kad šios pastabos apie laiko panaudojimą netinka Jums arba Jūsų atliekamam darbui, nesinaudokite jomis. Susikurkite savo taisykles – ir jos Jūsų neapvils tol, kol jomis pasitikėsite.